工作量超出負荷心好累?2 招教你回絕職場上的越界要求,大幅提高工作品質與效率!

工作量超出負荷

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「工作量超出負荷怎麼辦?」「如何拒絕不想做的工作?」「為什麼工作好累?」

在職場上,我相信許多人都經常感到工作負荷超出負荷。這種情況可能會導致身體和心理上的疲憊,影響工作效率和生產力。

工作量超出負荷很多時候都是因為被迫承擔不屬於自己職責範圍的工作,這不僅會影響工作效率,還會讓工作更加繁重,讓人更容易感到疲憊。因此,拒絕不屬於職責範圍的工作是一件非常重要的事情。

因此,透過今天這篇文章,我想與你分享其實面對這些難題,都是有解決方案的。而且很多時候,問題可能出在是你的天賦用過頭了。只要透過覺察、調整,就可以改善不好意思拒絕超量工作的問題。

案例:無法拒絕同事與主管,導致工作量超出負荷

我想先跟你分享一個真實案例。

我有一個學員 Julia,從事社工的工作,個性溫柔好相處,做事也是使命必達行的。

在工作的時候,Julia 常常會受到主管或是同事臨時的委託要請她協助,但這些協助的內容其實不在她的職掌範圍當中,而且幫上這些忙往往都會需要花上一些時間來處理。

Julia因為和諧和責任天賦靠前,所以本能上不好意思拒絕別人的請求,責任天賦也會讓她去承攬一些不在自己能力範圍內的工作。因此,這些臨時的請求,她往往無法拒絕,所以都會答應把工作攬下來。

Julia的處理方式會導致,因為花了時間幫了別人臨時的忙,反而打亂自己原本工作的節奏,甚至進度嚴重delay,工作量超過負荷,自己的工作也常常miss leadline.

無論你是在職場中的初學者,還是經驗豐富的專業人士,都可能會遇到工作量超出負荷的情況。長時間負責不屬於職責範圍的工作會帶來許多負面影響,但是如果你知道如何拒絕這些工作,就可以將這些負面影響就最小化。

核心盲點:過度在意責任感與職場和諧,導致工作量超出負荷

為什麼許多人會難以拒絕不屬於自己職責範圍的工作?

許多人會難以拒絕不屬於自己職責範圍的工作,原因是有些天賦用過頭了,導致你會不好意思拒絕別人。前面提到的責任、和諧天賦就是兩個常造成這個現象的源頭。

上面所提到的責任的天賦是指很有責任心、使命感,一但答應的事一定會使命必達地完成。

和諧的天賦則是指不喜歡衝突的感覺,會刻意避免任何可以發生衝突的情況。

之所以會容易把責任與和諧的天賦用過頭,是因為誤判了自己的時間或能力,承攬了一些自己可能沒空或沒能力完成的事。或是因為太擔心害怕衝突的感覺,而不好意思拒絕別人不合理、或是自己辦不到的要求。

如果把責任與和諧的天賦用過頭,導致無法拒絕不屬於自己職責範圍的工作,可能會產生以下負面影響:

  1. 影響工作效率:承擔不屬於自己職責範圍的工作可能會使你更容易分心,耗費時間和精力,從而影響你完成自己職責範圍內的工作,降低工作效率。
  2. 增加工作負擔:如果你經常承擔不屬於自己職責範圍的工作,這可能會使你工作量超出負荷,進而增加工作壓力和焦慮感。
  3. 與同事之間的關係受損:如果你無法好好拒絕不屬於自己職責範圍的工作,可能會引起同事之間的矛盾和摩擦,進而損害彼此之間的關係。

既然如此,那麼到底該怎麼向不屬於自己職責範圍的工作說不呢?接下來,讓我與你分享最有效的兩個招式,幫助你擺脫工作量超出負荷的困境。

2 招避免工作量超出負荷

避免工作量超出負荷招式一:表明自己無法協助

表明自己無法協助指的是誠實以告,告知對方其實你手上正在進行其他重要的工作,暫時可能沒有多餘的時間可以來協助他。

表明自己無法協助之所以重要,是因為這麼做不僅是幫助到你,也幫助到對方。因為你如果沒有空來好好協助他,其實品質也是會大大折扣的。

如果你不知道該怎麼向同事或主管表明自己無法協助,可以參考以下幾個步驟:

  • 步驟一:確認對方目前需要的協助
  • 步驟二:檢視你自己的時間與資源或能力
  • 步驟三:告知對方你目前的難處

在向同事或主管表明自己無法協助時,有幾個常犯的錯誤及注意事項要多加留意:

  • 注意事項一:態度從容語氣和緩,千萬不要自己都不好意思
  • 注意事項二:就事論事,不傷和氣

避免工作量超出負荷招式二:提供其他解決方案

提供其他解決方案指的是當你自己可能目前無法幫上忙,但可以指導同事有沒有他自己也可以完成的方案,或是有其他同事也可以提供協助。

提供其他解決方案之所以重要,是因為你是真心想協助同事,但因為自己目前有困難,所以也同理他的處境,一起提供他其他解決方案。

如果你不知道該怎麼向同事或主管提供其他解決方案,可以參考以下幾個步驟:

  • 步驟一:把你的建議和方法告訴同事
  • 步驟二:請同事也自己試試看
  • 步驟三:或是推薦其他也有這個能力的同事給他

在向同事或主管提供其他解決方案時,有幾個常犯的錯誤及注意事項要多加留意:

  • 注意事項一:真心誠意地提供其他建議
  • 注意事項二:提醒對方還是要看看別人是否現在有空幫忙

結語:把責任心放對地方,拒絕不屬於自己的工作

總結來說,自己原本的工作和任務還是最重要的使命,你必須先把自己的工作是為第一優先,行有餘力再去協助別人,這樣才不會本末導致,也不會發生為了幫別人導致自己事情反而做不完,心力交瘁的狀況產生。

透過今天分享的案例和故事,我希望可以幫助你,透過覺察天賦的方式來調整自己不好意思拒絕別人的盲點,讓自己把責任心放在對的地方,才能大幅提升工作品質和效率。

如果你想開啟第一步,你可以先嘗試檢查自己有哪些天賦會導致不好意思拒絕別人?透過以上的方法,你自己可以怎麼做?

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延伸可閱讀資料:

  1. 維基百科:過勞
  2. 維基百科:職業過勞
  3. 我國過勞職業災害之法規範研究
  4. 積勞成「疾」: 論過勞職業病的標準化與社會運動
  5. 職場健康促進活動與勞工自覺健康狀況和個人過勞之相關性
Sara Tsai

愛賦真粹LSTP創辦人| 美國蓋洛普認證全球優勢發展教練

20年以上跨產業、品牌行銷專業資歷及Gallup認證全球優勢發展教練資格,擁有百位以上教練實務經驗(個案輔導與企業培訓)。

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