工作做不完沒時間休息？依天賦重新分配你的工作時間

「工作做不完怎麼辦？」「工作太多，好想休息⋯⋯」你心裡也冒出過這些念頭嗎？

面對堆積如山的工作，很容易焦慮不安、不知道從哪裡下手。工作做不完，不只影響效率和品質，也會帶來壓力，甚至吃掉陪伴家人的時間。

這篇文章會用一個真實案例，拆解工作做不完的兩個原因：沒有排出優先順序，以及天賦用過頭；再分享兩個方法，幫你依天賦重新分配工作時間。

案例：工作做不完，只好帶回家做

Betty 是一位 30 歲左右、負責通路業務的小主管，做事可靠、個性溫柔，家裡有個正在讀幼稚園的孩子。合作的通路常常變動行銷方案，也常有棘手的急件插進來，讓她的工作總是做不完。

工作做不完時，Betty 會選擇帶回家繼續做，因為責任天賦讓她使命必達，答應的事一定會想辦法完成。但下班回家後，她得先照顧孩子，等到孩子睡了、終於有自己的時間，往往已經晚上十點以後。她常常加班到半夜，精神不濟又睡不飽，白天上班的狀態也跟著變差，形成惡性循環。

原因一：沒有排出優先順序

很多人做事的順序，是哪個任務先來就先做哪一個。前端沒有分類與排序，後端就一定會塞車。結果不只是工作做不完，還會帶來壓力與焦慮、失去工作和生活的平衡，也可能因為錯過期限而失去重要的機會。

原因二：天賦用過頭，掉進時間陷阱

時間不夠用，有時不是能力問題，而是某些天賦用過頭了：

天賦	用得好的時候	用過頭時的時間陷阱
責任	使命必達，答應的事一定做到	什麼都答應，做不完只好帶回家
排難	善於解決困難的問題	問題一來就跳進去處理，忘了先判斷它是不是最重要的事
體諒	能感受別人的處境	不好意思拒絕別人的急件，自己的工作一再延後
蒐集	收集資訊，作為判斷的依據	資料永遠覺得不夠，遲遲無法收尾

方法一：用時間管理四象限，把要事放在第一

管理學大師史蒂芬．柯維在《與成功有約：高效能人士的七個習慣》中提出「要事第一」：依照重要程度排列任務，堅持先做最重要的事，而不是被看似最緊迫的壓力牽著走。可以這樣做：

1. 畫出「緊急／不緊急」與「重要／不重要」的四個象限
2. 把手邊的待辦事項，分別放進這四個象限
3. 盡可能把最多的時間，花在「重要但不緊急」的事情上

象限	例子	建議做法
重要且緊急	當天到期的提案、客戶的緊急問題	立刻處理，但先確認它是否真的緊急
重要但不緊急	長期規劃、培養能力、預防問題	排進行事曆，留給精神最好的時段
緊急但不重要	臨時插進來的請託、部分會議	能授權或婉拒就不要自己做
不重要也不緊急	漫無目的地滑手機、重複確認	減少或刪除

兩個提醒：很多事情看起來都「緊急又重要」，但真的是這樣嗎？另外，平常多做一些重要但不緊急的事，就能減少它們變成緊急事件的機會。

方法二：盤點天賦，重新分配工作時間

把自己的前 10 大與後 5 名天賦拿出來再檢查一遍，看看效率不彰的情況，是不是和天賦用過頭有關：

1. 用四象限檢視自己的任務分配：哪個象限的事情特別多？
2. 找出和天賦的關聯：緊急又重要的事太多，是不是因為排難讓你一有問題就跳進去，或體諒讓你不好意思拒絕別人的急件？
3. 有意識地調整：先找出用過頭的天賦對時間造成的影響，再找出其他能達成相同目的的天賦來運用。

例如責任天賦突出的 Betty，可以把「使命必達」用在對自己最重要的承諾上：答應別人之前，先確認時間夠不夠；真的做不完時，提早說明並提出替代方案，而不是默默帶回家做（怎麼婉拒不屬於自己的工作，可以參考〈工作量超出負荷怎麼辦？〉）。

常見問題

時間管理工具都試過了，還是沒用？

工具能幫你排出順序，但不一定能解決「為什麼總是做不到」。如果每次都卡在同樣的地方，很可能是某個天賦正在拉著你走，先看懂它，工具才會發揮作用。

工作量真的太多，不是排序的問題怎麼辦？

那就需要和主管談談團隊的工作量與優先順序。帶著你的四象限清單去談，會比單純說「我做不完」更有說服力。

結語：做好時間管理，在工作與生活之間取得平衡

對我來說，事情好像永遠沒有做完的一天：想做的事情很多，一天卻只有 24 小時。所以我會先把最重要的事盤點出來，把大部分的火力集中在要事上；當要事都完成了，心裡就會比較踏實，不那麼焦慮。其他不重要但必須完成的事，再用零碎的時間處理。

事情永遠做不完，但最重要的事，一定要先做。

如果你是主管，發現團隊成員常常把工作帶回家做，也可以填寫企業培訓需求問卷，讓團隊一起依天賦重新分工。