職場溝通怎麼做？讓員工主動承擔的 5 種職場對話

「一個任務交下去，大家都在等指令，沒有人主動起頭；中間卡住一個環節，就整個停下來。」

這是很多主管的日常。幾乎每個人都同意職場溝通很重要，卻很少主管真的好好開啟對話。原因通常有兩個：一是不清楚好的對話能為團隊帶來什麼具體幫助，二是不知道該怎麼進行有意義的員工對談。

在我過去的諮詢案例中，不少主管都遇過士氣提不起來、向心力不夠、不知道怎麼和部屬溝通的狀況。這篇文章會整理蓋洛普提出的 5 種教練對話，搭配我在教練現場常用的對話原則，幫助你讓員工從被動等指令，變成主動承擔。

員工不主動，問題常出在對話太少

很多公司仍然只靠年度考核評估員工，主管和部屬平常真正對談的機會少之又少。蓋洛普的研究發現，只有 2 成的員工強烈同意，自己的績效管理方式能激勵他們做出卓越的表現。

而主管正是關鍵。蓋洛普董事長 Jim Clifton 指出，高敬業團隊與長期不敬業團隊之間的差異，有七成來自主管；他給主管的建議是：每週和每位成員進行一次有意義的教練對話。

現在的員工不想要只會批評檢討的老闆，他們想要的是能幫助自己成長的教練：有意義的工作、持續的回饋，以及學習和成長的機會。

蓋洛普的 5 種教練對話

蓋洛普把主管和員工之間的對話分成 5 種（參考：Gallup 5 Coaching Conversations），每一種的目的都不一樣：

1. 角色與關係定位：先談清楚「你是誰、我們要去哪」

開啟對談的第一個目標，是幫助每位員工了解自己獨一無二的天賦組合，並把個人優勢和公司的目標連結起來。可以這樣做：

• 建立清楚的目標：幫員工排定工作的優先順序，並訂出可以衡量、可以追蹤的指標。
• 一起擬定目標：邀請員工參與目標設定，討論他可以用自己的優勢為團隊做出什麼貢獻，創造參與感與當責感。
• 讓個人目標和公司方向一致：找到個人理想與公司目標的交集，員工就能透過工作實踐自己想做的事。

2. 快速連結：每週至少一次，一分鐘也可以

快速連結是日常、簡短的互動，蓋洛普建議至少每週一次，時間可以短到只有一分鐘。面對面、email 或即時通訊都可以，問問「最近好嗎？」「有沒有什麼我可以協助的地方？」，員工就能感受到主管的用心。

重點有三個：頻繁、聚焦在員工需要什麼、談未來而不是檢討過去。

3. 定期確認：看目標進展，也慶祝做得好的地方

有人會擔心約時間對談太刻意，但定期確認的目的，是幫員工檢視目標有沒有進展、需不需要調整優先順序。我建議每個月固定安排，並把重點放在慶祝成功，而不是一味檢討失敗；員工有機會因為好的表現被看見，會更願意在工作上追求突破。

4. 發展教練：針對特定專案，陪員工把優勢用出來

發展教練和前面的對話不同，它是針對特定的專案或目標，給員工具體的方向與支持。專案一開始，就和員工對齊目標、期望、期限與優先順序；進行中用定期確認追蹤進度；結束後一起回顧成功之處，找出下一次也能複製的做法。

我陪主管用團隊優勢矩陣（Team Grid）和部屬對話時，會建議掌握幾個原則：先談個人再談團隊、一次聊一個優勢領域、多問少說、最後都要連回工作目標，而盲點留到最後才談。

5. 進度檢視：從成就開始，而不是從缺點開始

只靠年底考核，很容易出現誤判，因為主管往往只記得考核前一兩個月的表現。以優勢為基礎的進度檢視，要把握三個原則：從成就開始談、評估公平而且有依據、目的是幫助員工發展。可以用這幾個問題開場：

1. 這段期間，你最引以為傲的成果是什麼？為什麼？
2. 那時候你用上了哪些優勢？
3. 未來要複製這樣的表現，你需要什麼支持？我們可以怎麼合作？

5 種對話一覽

對話	建議頻率	目的
角色與關係定位	到職、換角色或設定新目標時	了解彼此的優勢、期望與目標
快速連結	每週至少一次，可以很短	維持關係，即時提供協助
定期確認	每月固定安排	檢視進展、調整優先順序、慶祝成功
發展教練	專案或目標開始、進行、結束時	陪員工把優勢用在具體任務上
進度檢視	至少每半年一次	回顧成就，規劃下一步的發展

這 5 種對話，正好對應績效發展的三個條件：建立期望、持續教練、創造當責（延伸閱讀：〈績效管理過時了？從「打分數」轉向「談發展」〉）。

讓員工主動承擔的關鍵：每次對話都讓他更有信心

員工願意主動承擔，通常來自三件事：清楚知道期望、覺得自己被信任、看得見自己的貢獻。所以對話的重點不在於主管說了多少，而在於員工離開時，有沒有比進來時更有信心。

交辦任務時也是一樣：每一次交辦，都應該讓部屬感覺到自己在成長，而不是一次又一次的打擊（延伸閱讀：〈經理人何時該親力親為、何時該放手？〉）。

常見問題

5 種對話都要一次做到嗎？

不用。建議先從每週的快速連結開始，養成習慣之後，再加上每月的定期確認；等主管熟悉了，再把發展教練和半年一次的進度檢視排進行事曆。

不擅長聊天的主管，職場溝通要從哪裡開始？

每位主管都可以用自己的天賦開啟對話。擅長建立關係的主管，可以從關心近況開始；戰略思維突出的主管，可以從討論目標與方向開始。重點不是變成另一種人，而是用自己最自然的方式，持續和部屬保持連結。

結語：把對話變成習慣，團隊就會開始主動

過往的諮詢案例中，許多高階主管在調整自己的心態與溝通方式之後，團隊的氣氛變得更正向，員工的表現越來越好，和部屬之間的關係也更緊密。好的職場溝通不需要一次到位，從這週的一次快速連結開始就可以。

好的主管對話，不是讓員工聽話，而是讓員工更相信自己做得到。

如果你想先從自己的溝通方式開始調整，也可以先申請一對一陪跑的初步對談，找出最適合你的領導與對話方式。