提升工作效率的根本方法：讓每個人做自己最擅長的事

想提升工作效率的理由很多：希望早點把事情做完、不想再加班，或是想留更多時間給自己的興趣。不論哪一種，效率提升了，工作品質、生活品質，甚至幸福感都會跟著改善。

說到提升效率，多數人直覺想到的是更好的工具、流程或方法。但我認為最關鍵的，是學會運用天賦：這份每個人與生俱來的禮物，才是提升能力最關鍵的因素，也能讓你找到專屬於自己的高效方式。

這篇文章會先說明為什麼提升效率不該只聚焦在工具，再用 3 個步驟帶你運用天賦，最後把同樣的方法用在團隊，讓每個人都做自己最擅長的事。

為什麼提升效率，不該只聚焦在工具？

流程改善、生產力 app、專案管理方法，都是討論效率時最常出現的答案。但這些都屬於能力三要素中的「知識」與「技能」；真正讓工具發揮作用的，是搭配你自己的天賦（能力的三個要素，可以參考〈天賦是什麼？〉）。

而鍛鍊並運用天賦來提升效率，除了能找出最適合自己的方法，也會跟著你一輩子。天賦很難靠後天改變，鍛鍊之後，不只在工作上，在生活和人際關係上也能持續幫助你。更重要的是，用天賦工作時，你會更有自信、更樂於投入，自然也會為團隊帶來更多貢獻。

3 個步驟，用天賦提升工作效率

步驟 1：選定要優先使用的 3 個天賦

從蓋洛普優勢報告的前十大天賦中，對照你目前的工作挑戰，看看哪幾項最能幫上忙。一開始很容易什麼都想改善，建議先聚焦在最想達成的目標或最想解決的問題上，憑直覺選出三個最能幫忙的天賦，刻意地覺察與練習；如果你有特別突出的優勢領域，也要有意識地把它提取出來使用。

步驟 2：有意識地運用，並寫天賦日記

選好天賦之後，把它用在具體的目標上。舉例來說，A 君的前十大天賦是理念、學習、戰略、思維、蒐集、前瞻、分析、關聯、行動、追求與排難，最突出的是戰略思維領域，強項在於思考、分析與擬定策略。

假設他要推出一個全新的服務方案，卻遲遲跨不出第一步，就可以刻意提取這三項天賦：

• 理念：跳脫框架思考，從看似不相關的事物中找到關聯，提出創新的方案。
• 前瞻：想像新服務推出後，能帶來什麼突破、解決哪些消費者的問題，激勵自己與團隊往前走。
• 排難：找到方向之後，找出具體可行的做法，排除困難，把想法真正落實。

過程中可以搭配天賦日記，記錄自己怎麼使用天賦、得到什麼結果，再慢慢調整到最舒適、恰當的火候。要把握三個重點：有意識地使用特定天賦、記錄使用的情況、針對不滿意的地方調整。天賦用得過與不及都會造成反效果，並不是越多越好。

步驟 3：記錄顛峰時刻，複製成功經驗

持續記錄自己的傑出表現，就能看清楚是哪些天賦、在哪些情境下，幫你做出好成績。可以用 STAR 的方式記錄：當時的情境（Situation）、要完成的任務（Task）、你採取的行動（Action）、得到的結果（Result）。之後遇到類似的情境，就把同樣的天賦提取出來使用，複製成功。

把同樣的方法用在團隊：讓每個人做自己最擅長的事

個人的效率來自用對天賦，團隊的效率也一樣。與其要求每個人什麼都會，不如讓每個人把力氣花在自己最擅長的地方：擅長發想的人負責提出點子，擅長排除困難的人負責處理棘手的問題，擅長建立關係的人負責跨部門溝通。

主管可以把成員的天賦整理成團隊優勢矩陣（Team Grid），看清楚誰擅長什麼，再依天賦重新分工；分工時只講清楚目標，讓大家用自己的方式完成（延伸閱讀：〈3 步驟帶領團隊〉）。

這樣做也會反映在成果上。蓋洛普的研究發現，導入優勢發展的工作團隊，九成的業績增加了 10%～19%，獲利增加了 14%～29%。

常見問題

天賦是不是用得越多越好？

不是。天賦用得不夠，發揮不出潛力；用過頭，也會變成盲點。例如排難用過頭，可能一有問題就跳進去處理，反而忘了先做最重要的事。重點是有意識地使用，並觀察它帶來的結果。

還不知道自己的天賦，可以從哪裡開始？

可以先購買蓋洛普優勢測驗，拿到自己的天賦排序，再從前十大天賦開始練習（延伸閱讀：〈蓋洛普測驗是什麼？〉）。

結語：順應天賦，才是提升效率的本質

搜尋了很多提升效率的技巧，卻還是覺得沒有動力？不妨慢慢開始，照著上面的 3 個步驟鍛鍊天賦。你會開始發現天賦在生活與工作中自然運作的方式，用它更有效率地完成目標、面對挑戰，也就能把更多時間留給自己喜愛的事物。

順應天賦的資質，才是提升效率的本質。

如果你想先找到最適合自己的工作方式，也可以先申請一對一陪跑的初步對談。