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改善工作效率

想要改善工作效率?3個步驟讓你從底層提升動力

身為專業的職場工作者,偶爾會遇到一種尷尬的情況,工作效率卡在一個不上不下的狀態,就算沒有足夠動力,但因為具備工作專業能力所以還是能確實完成任務,可是若要進一步改善工作效率或是提升工作動力,就常常碰壁卡關。 透過這篇文章,希望幫助你運用與俱來的『天賦』資源來改善工作卡關的狀況,讓你用更聰明、有效率的方式來找到適合自己的做事方法,讓你事半功倍,工作效率與品質都能完美演出,不僅提升自信心與成就感,更能有效幫助團隊完成目標與任務。

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身為專業的職場工作者,偶爾會遇到一種尷尬的情況,工作效率卡在一個不上不下的狀態,就算沒有足夠動力,但因為具備工作專業能力所以還是能確實完成任務,可是若要進一步改善工作效率或是提升工作動力,就常常碰壁卡關。

透過這篇文章,希望幫助你運用與俱來的『天賦』資源來改善工作卡關的狀況,讓你用更聰明、有效率的方式來找到適合自己的做事方法,讓你事半功倍,工作效率與品質都能完美演出,不僅提升自信心與成就感,更能有效幫助團隊完成目標與任務。

改善工作效率的第一步:尋找自己的使用說明書

了解自身天賦

每個人都有獨特的偏好與擅長的思考模式,許多事情也沒有一定的標準解法,若能使用自己習慣且擅長的方式來達成任務,自然能夠讓改善工作效率、提升動機,因為擴大舒適圈往往比跳脫舒適圈來得容易且表現優異。

與其去參考別人的做事方法,不如回歸自我來探尋,什麼是你與生俱來做得好又比別人快的方式,這些自然而然所產生且可以被高效利用的思考、感受和行為模式,正是可以幫助我們通往成功的燃料與資源,因此認識自己手上有哪些好牌,哪些天賦資源,認清自己的原廠設定與找到自己的使用說明書是最關鍵的一件事。

所謂的天賦,可以想成是上天給每一個人最獨特的禮物,因為它是你自然而然產生且可以被高效利用的用腦思考、用心感受以及做出行動的行為模式,而每個人都天賦組合都是獨一無二與眾不同的,天賦組合光前五要找到主題順序一樣的人機率是1/3300萬這麼低。所以,千萬要把焦點放在自己的天賦資源上,而不是一昧的模仿別人的成功路徑,否則你將會離成功越來越遠。

延伸閱讀:天賦,提升能力最關鍵的1項因素

挑選對有利的戰場

進一步的說,天賦有 4 大領域共 34 項主題,4大領域分別的特質為:擅長動腦的戰略思維領域、擅長凝聚團隊的關係建立領域、擅長贏取廣到受眾的影嚮力領域與擅長把事情落地的執行力領域。

每個人也都有這四大領域的排序,完整報告中的第21頁上方排最前面的那個領域 (舉以下天賦報告來看這位優勢發明人Don Clifton博士他本身就是橘色的影響力影域最為突出),就是最能驅動你、讓你做事有動能、有活力的領域,因此你必須要了解與運用適合你的方式來工作,才能用你喜歡也做得好的方式來展現優異的工作能力。

如果沒有合適的戰場,亦即我們要用不熟悉的方式去達成任務,就很容易讓我們的工作效率變差。用自己不擅長、也不喜歡的方式來做事,不但工作沒動能、沒效率,更會將自己陷入無法有好表現的痛苦深淵。

舉例來說,如果你是個『戰略思維』領域突出的人,你所喜歡且擅長的方式就是透過動腦、發想和擬定策略來做事。因此,如果今天你的工作內容或是被分配到的任務主要是聚焦在直接動手執行的部分,這時候你做事的熱情與能量就不會有運用在動腦上來得高,做事效率上也會有所差異。

天賦策略地圖

延伸閱讀:工作常常卡關?其實你需要的是天賦測驗!

改善工作效率第二步:選定優先的天賦工具

工欲善其事,必先利其器

在完成自身說明書的閱讀(理解完自己的天賦)之後,就要選定擅長、並且想要運用的天賦,選定方式可以思考將自己的前10大天賦,挑選適合這項任務的2-3個天賦出來使用。當然,挑選前的第一步還是要對自己所擁有的天賦「定義」要能正確地認識,所以仔細閱讀你天賦報告裡的說明文字是非常重要的,千萬不要只用天賦的名稱那兩個字就自己做判斷和解釋,尤其是中文的天賦主題名字真正的意涵有時候並不是我們字面上理解的那個中文意思,例如完美、取悅、成就、交往等等都不只是字面上的意涵,所以請務必要正確認識你的天賦定義與你個人獨特的體現。

正確理解天賦的內容,正是鍛鍊天賦三步驟中「命名、主張、追求」的第一步驟「命名」的關鍵。

聚焦,避免雙線作戰

有些人可能會疑惑,如果想要改善工作效率,為何不能直接綜合使用前五大天賦、前十大天賦?

之所以要先挑選 2~3 組天賦來運用,這和凡事必須要先聚焦、集中資源和火力是一樣的道理,如果重心放在全部其實就會變成沒有重心。不管是任何任務,一定有致勝的能力是需要被運用的,而這時候你就可以從你的使用手冊、擁有的資源挑選出最關鍵的那兩三個天賦來發揮。

先求有,再求好

初次練習的時候,如果真的難以選擇的話,其實是一件很正常的事情,這代表著一定的求好心切。

其實對於改善工作效率來說,你只要先能夠使用任何一項擅長的天賦都能夠顯著的發揮效益,我會建議先從任務目標上去評估,看看這個任務最需要的是戰略思維、關係建立、影響力、執行力上的能力。確認之後,再去從該領域自己所擁有的天賦去挑選出最適合的幾個出來運用。

改善工作效率第三步:覆盤優化使用策略

以己為鏡,可明長短

當我們使用天賦來工作一段時間後,非常重要的一件事就是進行覆盤的檢討,並且進行調整。具體方式是就是看看你當時所運用該天賦所擬訂出的具體行動計畫是否有效地幫助你完成任務。

在經過檢討之後,我們可以發現有些行動計畫確實幫助專案任務順利完成,有些可能不如預期。這其中可能有幾種原因,一種是天賦的選擇上可能有更佳的組合、一種是針對所選擇的天賦沒有充分地發揮出來、另一種可能是選擇的天賦用過頭造成反效果了。

致勝者,精益求精

其實很簡單,只要分析出倒底是以上哪些原因導致天賦使用在專案成效不如預期,然後對症下藥去加以改善,便有機會透過一次又一次的練習與鍛鍊,然讓自己的天賦使用更得心應手,之後也會變得更順手。

延伸閱讀:一流人才如何成功?4 步驟再創職涯巔峰!

想要改善工作效率?3個步驟讓你從底層提升動力

總結:在努力之前,先選好方法用對工具才能聰明工作

改善工作效率的關鍵不在於使用意志力去硬撐,而是要用聰明、有效率的方法來分析問題,並且擬定出相對應的策略和執行方式。分析問題、善用天賦資源、擬定策略、具體執行會是改善工作效率的關鍵流程與步驟。

如果想要更加理解自己的使用說明書(擅長的天賦),可以進行蓋洛普的優勢測評,用這套全球已經有2500萬人都做過的測評工具來找到自己的原廠設定與使用方式,透過90%全球財星五百大企業都在使用的人才培訓工具來改善工作效率、精進自己的能力,用最聰明省力的方式來追求卓越表現,讓自己閃閃發光。

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愛賦真粹LSTP創辦人| 美國蓋洛普認證全球優勢發展教練

20年以上跨產業、品牌行銷專業資歷及Gallup認證全球優勢發展教練資格,擁有百位以上教練實務經驗(個案輔導與企業培訓)。

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