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團隊管理

團隊溝通最重要的 1 件事?挖掘每個員工的優勢強項!

團隊溝通最重要的 1 件事?挖掘每個員工的優勢強項! 你也經常覺得某些團隊成員或下屬的績效不好,希望透過一對一的對談會議來讓情況改善?或是有時候會透過團隊會議的時候提出來指責和檢討?其實你可能沒發現,員工最害怕聽到主管對他說:我可以跟你聊聊嗎?因為蓋洛普發現,只有 26% 的員工強烈同意他們收到的反饋有助於他們更好地工作。 如何透過好的溝通模式,帶領團隊達成目標,並提升彼此的信任感、歸屬感卻不是一件容易的事!傳統的改善弱項模式只會降低員工士氣,讓情況越來越糟糕。但可惜的是,這是我們的習慣與本能,而現在身為經理人的你,必需要有勇氣去打破它。

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你也經常覺得某些團隊成員或下屬的績效不好,希望透過一對一的對談會議來讓情況改善?或是有時候會透過團隊會議的時候提出來指責和檢討?

但其實,員工害怕的就是主管對他說:「我可以跟你聊聊嗎?」因為蓋洛普發現,只有 26% 的員工強烈同意他們收到的反饋有助於他們更好地工作。

如何透過良好的溝通模式,帶領團隊達成目標,並提升彼此的信任感、歸屬感,確實不是一件容易的事!

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不過您也先不用過於擔心,過去,我有大量教練經理人的經驗,協助管理者跳脫傳統框架、運用更正向的方式來與部屬互動合作。

因此今天我想跟大家分享實務上,你該如何有效的進行團隊溝通、實用的團隊溝通技巧,讓你成為一個部屬也喜歡和你一起工作的主管!

錯誤的團隊溝通方式:用「檢討員工弱項」來提升績效

傳統的團隊溝通模式是從員工做得不好的部分開始溝通,哪裡做得不太好就先從哪裡檢討,做得好的部分反而被視為理所當然,自然也不會刻意去讚美。

然而,這種「檢討弱項」的行為,反而無助於績效提升,因為我們沒有人天生喜歡被檢討,當被指責哪裡哪裡做不好的時候,本能的防衛心就會啟動,心情也會低落與沮喪,因而也無法展開有效的溝通與對談,造成團隊溝通問題。

如果主管只一昧的關注與檢討員工弱項,會造成員工自信心受損,覺得自己一無事處,除了越來越不想工作之外,也會自我放棄不想要繼續在這個環境下待下去,甚至造成身心靈創傷。

舉例來說,我曾聽過某位主管喜歡找員工對談,每次的對談的重點都是放在哪裡做不好、哪裡要調整。10句話裡沒有一句是在讚美員工做得好的地方,而那位其實表現也不錯的員工,因為主管一直沒看到他的亮點,覺得價值無法展現、被看見,也就不想繼續再待在公司了。

最好的團隊溝通方式:將焦點放在員工的優勢強項

優勢強項是指每個員工各自的強項天賦,那些他們自然而然做得好、做得輕鬆、又比別人厲害的地方。

每個人的天賦強項都不同,而身為主管的職責,必須要了解每個人的強項和弱項,這對於幫助員工的職涯發展極為重要。

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如果你想更好的帶領團隊達成目標,你就要將溝通焦點放在成員的「優勢強項」上, 鼓勵員工將原本就做得好的事再精進與強化!

因為運用『天賦』,才是提升能力的最關鍵因素,不僅省時省力,員工和團隊也會因為都能發揮各自所長而更樂於工作。

舉例來說,當你發現員工的天賦裡有『理念 Ideation』(擁有創新與發現新觀念的能力)時,你就應該讓該員工有機會可以去展現他的創新想法、點子、奇思妙想等為組織帶來創新與突破。

又或是若員工擁有『排難 Restrorative』天賦(喜歡動手解決困難、複雜的挑戰)時,你應該要放手讓他去用他的方法來幫助團隊解決問題,相對起那些沒有這項天賦的員工,他不僅會樂於其中,而且也會從中獲得滿滿的成就感,而不是覺得好累、好麻煩。

團隊溝通必勝技巧:先談如何再創優秀表現,再提醒不足之處

身為老闆或主管,你可以先問自己,我是一個了解團隊弱項,還是能說出優勢的專家?如果是前者,建議你必須要趕緊調整心態與做法,從今天起先認識自己以及員工的天賦優勢,並且在每次的對談上,先從做得好的地方談起。

這個過程可分為 3 個步驟。

第一步:關注員工傑出表現,判斷他所擁有的天賦

你需要特別關注員工所創造出的好表現,與他天賦之間的關聯性,判斷員工是展現了哪幾個天賦來讓這件事順利進行、甚至可以做到傑出的表現?

第二步:讓員工覺察自己是如何運用天賦,創造絕佳成果?討論若要再創高峰,可以怎麼做?

讓員工自我覺察是哪些天賦創造出了這些顛峰時刻,往後可以怎麼透過這次的經驗精益求精、複製成功並且創造下一次高峰。

第三步:提醒他可優化之處,看是運用其他天賦來完成,或交由團隊其他成員來補位?

接下來,再去提醒與討論需要調整或改善的部分,看看哪些地方可以再做得更好,可以運用員工的哪一個天賦來完成?或是團隊中的哪一個成員可以協助這個任務?如此一來,員工的強項得以發揮,弱項也能找到方法來做損害控制和管理。

千萬不要讓他一直去做他做不好的事,再瘋狂檢討他,這樣只是在耗損團隊戰力!也不要顛倒順序,先看缺點再看優點,這都會讓職場溝通更不順!

經理人團隊領導力必修:提供對員工有建設性的教練式對談

要探討團隊溝通這個議題,我認為也應該往深一點提及經理人對員工的職責之一:提供有建設性的對談。

一個好的對談應該是雙向的,主管必須鼓勵員工分享他們的觀點、提出想法並向你提出問題,進行頻繁、有意義的對話才是促進高效合作的關鍵。

而有建設性的對談是指主管要讓自己轉換為教練的角色,用教練的方式來激勵員工。好的教練不是告訴員工該做什麼,而是讓員工掌握自己的表現、做對組織最有利的事,讓員工成為可靠的合作夥伴。

這麼做會有助於讓員工可以提高自主權,焦點放在員工優勢上便能激發他們創造出更卓越的表現、更棒的成就。應用在具體在執行上的有建設性的對談,也有一些簡單的小技巧可以幫助你,像是

  • 深度了解你的員工
  • 問問題(開放式)
  • 傾聽
  • 鼓勵員工提供最好的想法
  • 幫助員工發揮自己優勢

堅持與持續這樣做,你就會成為員工想要主動對談的好主管。

團隊溝通

結語:團隊溝通不難,難的是你用了錯誤方式來談

透過今天分享的內容,希望可以幫助你創造一種開放、誠實、雙向的對談,而非單向的指導和批評的溝通模式。

傳統的單向、偶發性且專注於過去無法修復的錯誤上的溝通已不再可行。經理人需要學會用教練式的雙向對談模式,和員工討論現在和下一步的方向,並且將焦點置於員工的優勢和未來潛力,進行經常性與持續性、且具有有建設性的溝通才是王道。

過去我有一對一協助過眾多主管透過挖掘個人天賦,知道如何帶領團隊達成目標、與團隊溝通的經驗,同時我也曾任廣告公司和金融公司的高階經理人,因此能理解主管們在實務上所遇到的困境。

若您或您的親友有提升管理與領導力上的需求,我會透過一對一教練的方式協助你找到你最擅長的領導方式,以及透過團隊的優勢分析,讓你可以發揮每個員工的優勢長才,創造高效的工作團隊。

舉例來說,我曾經教練過一位經理人,他透過「團隊優勢矩陣」發現了每一位員工的獨特的天賦之後,看待每個人的濾鏡也都不同了。

以前只會一昧的要求員工照個自己的意思和方向來改進,現在,他更懂得欣賞每一個人的特質,並且引導員工用自己最擅長的方式來做事,主管與部屬間的關係也更加融洽了。

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本文參考書籍:It’s the Manager

如果你想更深入了解教練服務或企業培訓,歡迎透過此官方帳號email聯繫與私訊。

2022年我也會推出針對經理人、主管的優勢工作坊,透過密集的實務練習與深度覺察,幫助你用天賦優勢打造領導力,量身訂製你與團隊專屬的成功方程式!

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SaraTsai

愛賦真粹LSTP創辦人| 美國蓋洛普認證全球優勢發展教練

20年以上跨產業、品牌行銷專業資歷及Gallup認證全球優勢發展教練資格,擁有百位以上教練實務經驗(個案輔導與企業培訓)。

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