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有效溝通

專業經理人必學的有效溝通,提高員工績效的 5 種職場對話訣竅!

幾乎每個人都同意有效溝通的重要性,但卻鮮少有主管或老闆願意好好開啟對話。其實這主要有兩個原因,第一就是老闆並不是那麼明確的理解有效溝通能對公司有何具體幫助,第二就是不知道該如何進行有意義的員工對談。

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幾乎每個人都同意有效溝通的重要性,但卻鮮少有主管或老闆願意好好開啟對話。其實這主要有兩個原因,第一就是老闆並不是那麼明確的理解有效溝通能對公司有何具體幫助,第二就是不知道該如何進行有意義的員工對談。

過往在我的諮詢案例中,就有不少的主管表示遭遇到無法提升員工士氣、向心力不夠又或是不知道該如何與員工溝通的問題,這些都會造成主管的團隊管理與領導力大打折扣,一旦員工在工作上力不從心,又沒有得到能幫助個人發展的協助,長久下來的職業倦怠只會讓他們想另謀高就。

結合過去20年的跨產業的資歷與中高階主管經歷,加上輔導過上百位經理人的經驗,我會分享蓋洛普It’s the Manager書中所談到如何掌握職場對話的 5 大重點,達成部屬與主管之間的有效溝通,並且提升團隊信心與績效,員工除了可以更明確了解公司對他們的期待,並能因應組織的目標而有所調整,面對大環境的變動將能更有把握。

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有效溝通的起點:新型態管理

舊思維導致的低效工作環境

擁有「舊時代」思維的主管通常難以做到有效溝通,這是因為以往經理人的職責重點都被放在要做好預算、策略、行政管理等等任務,使得他們只會把前面被交辦的任務做好,而並沒有將焦點放在員工溝通上。

而且,過去企業往往只要求經理人透過年度的績效考核來評估員工,使得經理人與員工平常開啟對談的機會少之又少。再則,績效考核最早起源於中國第三世紀用來評估公務員績效,近百年來也應用在世界大戰中的軍隊管理上。

時代劇烈的變化下,舊的管理工具已不合時宜外,現行用來改善績效的評量指標也無法幫助員工擁有更好的表現。

根據蓋洛普的研究指出,將近一半(47%)的員工表示過去一年內只有從經理人那獲得幾次或更少的反饋。

更慘的是,只有 26% 的員工強烈同意經理人給予的反饋對於他們的工作有幫助。這表示經理人對於員工的日常工作和個人發展幫不上任何一點忙。甚至,只有1/3的員工強烈同意他們的經理人知道他們手頭上的專案或任務是什麼。

如此一來,當經理人無法常常與員工進行雙向交流的對談或給予反饋時,將很容易導致員工力不從心。同時,不單只是員工因此效率低下,還會進一步造成員工因為在現職無法獲得個人發展的滿足,而選則離職的風險。

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改變思維就能開啟職場對話

其實,要成功開啟職場對話,打造彼此之間的有效溝通是有訣竅的,第一步只需要改變企業對於經理人的角色與期待,讓經理人都能具備教練型角色,如此一來便能有效提升員工發展與績效表現。

教練型角色的重要性就在於,教練型的領導人可以協助企業與員工帶來以下好處。

  • 帶領團隊取得最大的成就
  • 將績效維持在前所未有的高水平
  • 改善團隊成員的生活
  • 幫助實踐公司文化
  • 為任何行業的任何組織創造有機增長

現今的員工不想要只會批評檢討的老闆,他們想要的是一位可以幫助他們成長的教練。他們需要有意義的工作、持續的反饋以及學習和成長的機會。這些是企業和經理人必須要優先滿足員工的任務。

經理人開啟職場對話的 5 大關鍵

關鍵一:賦能優勢角色定位

首先要讓員工了解其優勢與角色、職責定位,因為開啟對談的最主要目標就是幫助每一位員工了解他們獨一無二的天賦優勢組合,進而建立員工優勢與公司目標相結合的目標與期待。

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想要培養員工當則,必然要讓其對自身優勢、定位有足夠了解。可以透過以下三個步驟來執行

  • 建立清楚明確的目標:

幫助員工排定工作的優先順序,這對千禧世代尤其重要。建立可衡量的目標與可追蹤績效的評量指標。

  • 與員工共同擬定目標:

邀請員工一同參與目標設定,討論員工透過自身的優勢組合可以怎麼為團隊做出貢獻,創造員工參與感與當則感。

  • 建立與公司目標一致的期望:

個人目標必須要與團隊、公司目標方向一致。經理人最好還能尋求員工的個人目標與公司目標的共通點,如此一來員工也能透過工作來實踐個人的使命與理想,提升整體的滿足感與成就感。

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關鍵二:建立日常快速連結

建立日常與員工的快速連結,能夠有效讓經理人給予員工即時的協助,並且與員工建立良好的關係。

經理人可以透過幾分鐘的輕鬆對談、交流,不論是透過面對面或是e-mail甚至是即時通訊軟體,問問員工「你最近好嗎?」、「有沒有什麼我可以協助你的地方」等等,都會讓員工感受到主管的用心對待。

以下三個重點原則也可以提供給經理人參考

  • 頻繁性:每天或至少每週一次1-10分鐘,進行與員工快速的連結與互動、建立良好的關係。
  • 目的性:將重點放在員工的需求上,關心員工現階段需要什麼協助或幫忙,除了關注任務期望外,更要滿足員工的情感需求。
  • 聚焦未來:討論過去並無法幫助員工改變過去的成果,好的教練對話應該是對員工能有積極的影響,幫助他們思考如何成為最好的自己,幫助他們主動規劃未來目標與期望。

關鍵三:發起固定正式對談

有人可能會想說:「約定時間刻意對談會不會太刻意?」其實,固定正式對談的目的在於,幫助員工查看目標,看看他是否在今年或本月需要完成的工作上取得進展?或是需要調整工作優先事項。

當經理人可以提供有意義的對談,並且將重點放在慶祝成功而非一昧的檢討失敗上,讓員工有機會透過好表現而近一步學習與成長甚至被表揚,如此便能建立牢固的夥伴關係,員工也會更樂於在工作表現上更精進與追求突破。

蓋洛普建議經理人每月至少安排一到兩次10-30分鐘的固定對談,與員工討論工作期望、工作量、目標與他的需求。

關鍵四:以員工發展的對談

這邊指的員工對談跟上面的對談,其中的關鍵差異就是員工發展對談是『基於特定專案或目標、期望的成果等等』來進行教練式的協助與輔導。經理人必須給予員工關於職涯發展上的具體方向、支持與建議。

一個好的教練式對談必須建立在經理人是否了解員工與欣賞每位員工的獨特之處,經理人也必須要將內容專注於發展員工優勢與強項,而非試著去補救員工的弱項。

在項目一開始的時候花 30-60 分鐘與員工針對目標、期望、deadline 等等進行溝通與確認,協助員工排定優先順序與建立明確的期望,這是專案推進時非常重要的基石。項目進行中採用上面的固定式對談來追蹤專案進度與給予指導,項目結束後也與員工一同慶賀成功之處,並且從過程中學習可以創造下一次成功的經驗。

之所以員工發展對談要特別提及,是因為員工對於工作的期望與要求,個人發展已經成為是否繼續留任的最關鍵因素,大部分員工離職的原因是為了追求更好的個人發展。

因此,企業是否能重視員工需求,並尋求公司目標與員工目標的一致性、創造雙贏的局面將是留住優秀人才的關鍵因素。

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關鍵五:基於優勢的進度檢核

有許多的公司都採用年度績效考核的形式,可是這種方式其實對提升員工生產力毫無幫助,畢竟若沒有採用以上四種的溝通模式,只靠年底的考核往往會有很多誤判的可能性(因為主管可能只記得考核前一兩個月的表現)。

基於優勢的進度檢核,必須遵循以下三個指導原則

  • 成就導向:從檢核過去的成功開始的,討論員工哪裡做得好?哪邊讓他自豪?
  • 公平準確:給予公平且數據化、量化的評估。
  • 以發展為目的:幫助員工如何運用優勢追求卓越的成果表現

經理人可以問 6 個問題,這些問題將真正成為創建基於優勢進度檢核的核心

  1. 在過去的 1 到 2 個月裡,你最引以為豪的成就是什麼?
  2. 是什麼讓它成為你最引以為豪的?
  3. 是什麼原因讓你做得這麼好?
  4. 你運用了哪些優勢?你最擅長什麼?
  5. 我們如何才能在未來獲得更多這樣的表現?你需要什麼才能做到這一點?我們可以怎麼合作?
  6. 你從這次經歷中學到了什麼,可以應用到一些你想提高績效的領域?
有效溝通

結語:透過 5 大關鍵技巧,打造有效溝通

透過這篇文章,我希望幫助經理人可以找到與團隊溝通的心法。根據上一篇談到的 3 個績效發展必要條件的框架下:建立具體的期望、持續透過教練式領導、創造個人化的當責制,再透過本篇以5大職場對話的指導原則,便能進行有意義的對談、提升員工的工作幸福感!

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過往我的諮詢案例中,就有多位知名企業的高階主管回饋,經過調整自身心態以及溝通方法後,整個團隊的工作氣氛也變得更正向與積極,員工的工作表現也越來越好,與部屬間的關係也變得更融洽與緊密。

如果你是企業經理人或帶人主管,正遭遇到管理與領導力上的問題,我將會透過一對一教練或工作坊的方式協助你找到你最擅長的領導方式,以及透過團隊的優勢分析,讓你可以發揮每個員工的優勢長才,創造高效的工作團隊。

針對這些情況,我在 2022 年也會推出針對經理人、主管的優勢工作坊,透過密集的實務練習與深度覺察,幫助你用天賦優勢打造領導力,量身訂製你與團隊專屬的成功方程式!

經理人優勢工作坊

如果你想更深入了解教練服務或企業培訓,歡迎透過此官方帳號email聯繫與私訊。

學習天賦:精品級限量名額一日優勢工作坊

鍛鍊天賦:1:1 教練賦能

解密天賦:蓋洛普優勢測

延伸參考素材 1:It’s the Manager

延伸參考素材 2:5 Coaching Conversations: Role and Relationship Orientation

延伸參考素材 3:5 Coaching Conversations (Part 2): The Quick Connect

SaraTsai

愛賦真粹LSTP創辦人| 美國蓋洛普認證全球優勢發展教練

20年以上跨產業、品牌行銷專業資歷及Gallup認證全球優勢發展教練資格,擁有百位以上教練實務經驗(個案輔導與企業培訓)。

有效協助企業或各領域積極人士快速認識自身天賦,透過workshop或一對一個人教練,帶領參與者學會將天賦鍛鍊成優勢的方法,成就自信卓越的個人與高績效團隊。

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